Tự động hóa công nợ B2B: Trừ lùi chuẩn xác

Kinh doanh B2B (Bán sỉ, Phân phối đại lý) là một mỏ vàng mang lại dòng tiền lớn. Tuy nhiên, bất kỳ kế toán viên nào từng làm việc trong mảng này đều hiểu rằng: Thu tiền của khách sỉ là một nghệ thuật, và đối soát công nợ của họ là một cơn ác mộng.

Khác với khách lẻ (mua đơn nào thanh toán dứt điểm đơn đó), khách hàng đại lý thường có xu hướng thanh toán lắt nhắt (chia làm nhiều đợt) hoặc thanh toán gộp (một cục tiền cho 5-7 hóa đơn khác nhau). Việc ghi chép và trừ lùi công nợ thủ công đang tạo ra những rủi ro thất thoát tài chính khổng lồ cho doanh nghiệp của bạn.

Giải phóng kế toán khỏi "ma trận" số liệu công nợ đại lý.

1. Ma trận "Nhớ nhớ, Quên quên" của Kế toán B2B

Hãy xem xét một kịch bản điển hình: Đại lý A nhập một lô hàng trị giá 100 triệu đồng. Theo hợp đồng, họ được trả chậm. Tuần 1 họ chuyển khoản 30 triệu. Tuần 2 họ chuyển tiếp 25 triệu. Sang tuần 3, họ lại nhập thêm một lô hàng mới trị giá 50 triệu và chuyển khoản 40 triệu với nội dung chung chung: "Đại lý A thanh toán tiền hàng".

Lúc này, bộ phận kế toán của bạn sẽ rơi vào trạng thái hoảng loạn:

  • Số tiền 40 triệu này dùng để trả nốt cục nợ cũ, hay trả cho đơn hàng mới?
  • Kế toán phải mở sổ Excel, lật lại sao kê của 3 tuần trước, cộng trừ nhân chia bằng tay để tính ra "Đại lý A hiện còn nợ chính xác bao nhiêu?".
  • Chỉ cần một sai sót nhỏ (quên ghi nhận 1 lần chuyển), bạn có thể vô tình báo nợ sai, làm phật lòng khách hàng VIP, hoặc tệ hơn là mất trắng số tiền công nợ.

2. Thanh toán một phần (Partial Payment) thông minh

Để giải bài toán này, công nghệ đối soát của SePay cung cấp tính năng Nhận diện Thanh toán một phần cực kỳ mạnh mẽ, tích hợp sâu vào các nền tảng quản trị (như SePay eShop, WooCommerce, hoặc ERP của bạn qua Webhook).

⚙️ Cơ chế Trừ lùi Tự động

Khi Đại lý quét mã QR (đã nhúng mã đơn) và chỉnh sửa số tiền chuyển khoản thấp hơn giá trị tổng đơn hàng, hệ thống SePay sẽ không báo lỗi. Thay vào đó, nó sẽ:

  1. Ghi nhận chính xác số tiền vừa vào tài khoản ngân hàng.
  2. Chuyển trạng thái đơn hàng sang "Thanh toán 1 phần (Partially Paid)".
  3. Tự động tính toán và hiển thị con số "Công nợ còn lại (Balance Due)" ngay trên hệ thống.

3. Tuyệt chiêu xử lý "Thanh toán Gộp" bằng Tài khoản Ảo (VA)

Thế còn trường hợp Đại lý gom 5 tờ hóa đơn lại và thanh toán chung bằng một cục tiền lớn thì sao? Chuyển khoản với cú pháp thông thường sẽ "bó tay", nhưng công nghệ Tài khoản ảo (Virtual Account - VA) của SePay lại xử lý việc này mượt mà như một dòng chảy.

Theo dõi bằng Cú pháp (Nội dung CK) Định danh Đại lý bằng Tài khoản Ảo (VA)
Khách ghi "Thanh toan thang 10", hệ thống không biết gạch nợ cho hóa đơn nào. Kế toán phải dò tay. SePay cấp cho Đại lý A một Số tài khoản riêng biệt (Ví dụ: 1900123.A). Cứ có tiền rơi vào STK này, hệ thống tự động hiểu là tiền của Đại lý A.
Logic phân bổ dòng tiền (FIFO): Số tiền gộp đó sẽ được SePay/ERP tự động phân bổ để gạch nợ cho các hóa đơn cũ nhất trước (First-In, First-Out) cho đến khi hết số tiền. Chuẩn xác 100% không cần can thiệp của con người!
Nâng tầm chuyên nghiệp B2B: Tưởng tượng Đại lý của bạn vừa chuyển khoản xong, ngay lập tức họ nhận được một tin nhắn Zalo ZNS/Email tự động: "Chúng tôi đã nhận 40 triệu đồng. Đã cấn trừ cho hóa đơn #01 và #02. Dư nợ hiện tại của quý khách là 10 triệu đồng." Sự minh bạch và tốc độ phản hồi này sẽ khiến các đối tác B2B tin tưởng tuyệt đối vào năng lực quản trị của công ty bạn.

Kiểm soát 100% rủi ro thất thoát công nợ!

Hãy để phần mềm làm việc với những con số phức tạp. Nâng cấp hệ thống quản trị B2B của bạn với công nghệ đối soát và Tài khoản ảo từ SePay ngay hôm nay.

Nhận Tư Vấn Gói Giải Pháp B2B / Enterprise